Personas datu apstrādes paziņojums

SIA “SILVER FOX” PERSONAS DATU APSTRĀDES PAZIŅOJUMS KLIENTIEM, SADARBĪBAS PARTNERIEM UN CITĀM SAISTĪTĀM PERSONĀM

1. Informācija par pārzini

Mūsu nosaukums ir SIA “Silver Fox”, reģistrācijas numurs: 4003675638, juridiskā adrese: Vesetas iela 7, Rīga, LV-1013.

Ar mums var sazināties pa tālruni: +371 67020591; +371 25472727 vai rakstot uz sekojošu elektroniskā pasta adresi: dati@silverfox.lv vai  property@silverfox.lv.

2. Kontaktinformācija saziņai par personas datu aizsardzības jautājumiem

Ja Jums ir radušies kādi jautājumi saistībā ar šo paziņojumu vai Jūsu personas datu apstrādi, tad Jūs varat ar mums sazināties, izmantojot iepriekšējā punktā (1.punktā) norādītos sakaru kanālus vai sazinoties ar mūsu personas datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz sekojošu elektroniskā pasta adresi: dati@silverfox.lv vai property@silverfox.lv.

3. Mūsu veiktās personas datu apstrādes vispārīgs raksturojums

Šā paziņojuma mērķis ir sniegt Jums vispārīgu ieskatu par mūsu veiktajām personas datu apstrādes darbībām un nolūkiem, tomēr lūdzam Jūs ņemt vērā, ka arī citos dokumentos (piemēram, sadarbības līgumos, mārketinga nolūkos publicētajos materiālos (video, foto), u.c.dokumentos, kas tiek/tiktu publicēti www.silverfox.lv, mājas lapā, var būt sniegta papildus informācija par Jūsu personas datu apstrādi.

Šajā paziņojumā sniedzam informāciju par to, kā mēs veicam savu klientu (t.sk. potenciālo klientu un klientu kontaktpersonas/personas, kuras rīkojas potenciālo klientu uzdevumā (starpnieki), piegādātāju, sadarbības partneru, to pārstāvju/kontaktpersonu, interneta vietnes apmeklētāju, uzņēmuma biroja un citu personu, kuru dati var nonākt mūsu rīcībā mūsu īstenotās komercdarbības ietvaros, personas datu apstrādi.

Mēs pieņemam, ka pirms mūsu tīmekļa vietnes izmantošanas vai kļūstot par mūsu klientu/sadarbības partneri, Jūs esat izlasījuši šo mūsu paziņojumu un esat akceptējuši tā noteikumus. Šī ir aktuālā paziņojuma redakcija. Mēs paturam sev tiesības veikt grozījumus un pēc nepieciešamības aktualizēt šo paziņojumu.

Informējam Jūs, ka šajā paziņojumā ietvertie personas datu apstrādes noteikumi attiecas tikai uz fizisku personu personas datu apstrādi.

Papildus šiem noteikumiem Jūs varat arī iepazīties ar sīkdatņu izmantošanas noteikumiem (pieejami www.silverfox.lv)

Mēs apzināmies, ka personas dati ir Jūsu vērtība un apstrādāsim tos, ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par mūsu rīcībā esošo Jūsu personas datu drošību.

4. Kādiem nolūkiem mēs apstrādājam Jūsu personas datus un kāds ir personas datu apstrādes juridiskais pamats?

Mēs apstrādāsim Jūsu personas datus tikai atbilstoši iepriekš nodefinētiem leģitīmiem nolūkiem, tai skaitā:

a) pakalpojumu uzsākšanai un sniegšanai, līguma (t.sk. sadarbības līguma) noslēgšanai, kā arī līgumā (noteikto saistību izpildei un nodrošināšanai –

Šī nolūka ietvaros mums būtu nepieciešams arī Jūs identificēt, nodrošināt atbilstošu maksājumu aprēķinu un nodrošināt maksājumu veikšanas procesu, sazināties ar Jums par jautājumiem, kas saistīti ar pakalpojuma sniegšanu un/vai līguma izpildi (t.sk. arī rēķinu izsūtīšanai), atsevišķos gadījumos arī nodrošināt nesamaksāto maksājumu piedziņu.

Mums nepieciešamais minimālais personu datu apjoms sekojošu mērķu realizēšanai: klienta/piegādātāja/sadarbības partnera piesaistei un nodarbināšanai, sadarbības līguma noslēgšanai un izpildei, klienta/piegādātāja/sadarbības partnera identifikācijai (piem., klienta, piegādātāja vai sadarbības partnera, to pārstāvju/kontaktpersonu personas dati un kontaktinformācija), saziņai – pakalpojuma nodrošināšanai uzņēmuma darbinieku un klientu starpā (piem., adrese, telefona numurs, e-pasta adrese), norēķinu veikšanai (piem., bankas konta numurs, bankas nosaukums, līguma noslēgšanas datums, numurs,) u.c.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

- līguma ar datu subjektu noslēgšana un izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas b punkts);
- juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts);
- pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts), piemēram, Jūs kā klienta, piegādātāja, sadarbības partnera vai tā pārstāvja/kontaktpersonas identificēšana, saziņas ar Jums nodrošināšana.

b) normatīvos aktos noteikto prasību attiecībā uz pakalpojumu sniegšanu izpilde vai citos normatīvajos aktos noteikto prasību izpildei –

Šī nolūka ietvaros mums būtu nepieciešams izpildīt Civillikumā, grāmatvedības likumā, arhīva likumā, Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likumā un citos normatīvajos aktos noteiktās prasības attiecībā uz personu datiem, kas ir nepieciešami mūsu pakalpojumu sniegšanai un/vai leģitīmo interešu ievērošanai sekojošu mērķu realizēšanai: klientu, sadarbības partneru norēķinu nodrošināšanai; sadarbības uzturēšanai, konfidencialitātes nodrošināšanai, Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma ietvaros veikto izpētes pasākumu nodrošināšanai.

Mums nepieciešamais minimālais personu datu apjoms: klienta, sadarbības partnera, potenciālā klienta, to pārstāvja/kontaktpersonas/personas, kura rīkojas klienta/potenciālā klienta uzdevumā (starpnieki), vārds, uzvārds, personas kods (dzimšanas datums), adrese; kontaktinformācija; bankas konta numurs; ar klienta/potenciālā klienta nekustamo īpašumu saistīti dažāda veida dati.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

- juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts).

c) pakalpojumu pienācīgas sniegšanas nodrošināšanai –

Šī nolūka ietvaros mums būtu nepieciešams veikt tehnisko sistēmu un IT infrastruktūras uzturēšanu un pilnveidošanu, tehnisku un organizatorisku risinājumi izmantošanu, kas var izmantot arī Jūsu personas datus (piemēram, izmantojot sīkdatnes), ar mērķi nodrošinot pienācīgu pakalpojumu sniegšanu.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

- pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts).

*EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula)

5. Kas varētu piekļūt Jūsu personas datiem?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai apstrādātu Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un nodrošinātu, ka Jūsu personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav attiecīga tiesiskā pamata Jūsu personas datu apstrādei.

Jūsu personas datiem, pēc nepieciešamības, varētu piekļūt:

1. mūsu darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei;
2. personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā, piemēram, auditori, nodokļu un juridiskie konsultanti, datu bāžu izstrādātāji/tehniskie uzturētāji, citas personas, kuras ir saistītas ar pārziņa pakalpojumu sniegšanu;
3. valsts un pašvaldības iestādes tiesību aktos noteiktos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošās iestādes, pašvaldības, nodokļu pārvaldes;
4. trešās personas, rūpīgi izvērtējot, vai šādai datu nodošanai ir atbilstošs juridiskais pamats, piemēram, parādu piedzinēji, tiesas, ārpustiesas strīdu risināšanas iestādes, maksātnespējas procesa administratori, trešās personas, kuras uztur reģistrus (piemēram, iedzīvotāju reģistrs, parādnieku u.c. reģistri).

6. Kādus sadarbības partnerus personas datu apstrādē jeb personas datu apstrādātājus mēs izvēlamies?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu personas datu apstrādi, aizsardzību un nodošanu datu apstrādātājiem saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Mēs rūpīgi izvēlamies personas datu apstrādātājus un, veicot datu nodošanu, izvērtējam tās nepieciešamību un nododamo datu apjomu. Datu nodošana apstrādātājiem tiek veikta, ievērojot personas datu konfidencialitātes un drošas apstrādes prasības.

Uz doto brīdi mēs varam sadarboties ar šādām personas datu apstrādātāju kategorijām:

1. nodokļu un juridisko jautājumu ārpakalpojuma sniedzējs;
2. IT infrastruktūras uzturēšanas ārpakalpojumu sniedzējs;
3. dokumentu iznīcināšanas ārpakalpojumu sniedzējs;
4. citas apstrādātāju kategorijas pēc nepieciešamības;
5. citas personas, kuras ir saistītas ar mūsu pakalpojumu sniegšanas nodrošināšanu.

Personas datu apstrādātāji var mainīties, līdz ar to tiks veiktas izmaiņas šajā paziņojumā.

7. Vai Jūsu personas dati tiek sūtīti uz ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm?

Mēs nenododam datus uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas, izņemot gadījumus, kad šāda nepieciešamība var rasties atsevišķu pakalpojumu sniegšanas gadījumā.

8. Cik ilgi mēs glabāsim Jūsu personas datus?

Jūsu personas dati tiek glabāti tik ilgi, cik to glabāšana ir nepieciešama atbilstoši attiecīgiem personas datu apstrādes nolūkiem, kā arī saskaņā ar piemērojamo tiesību aktu prasībām. Izvērtējot personas datu glabāšanas ilgumu, mēs ņemam vērā spēkā esošās normatīvo aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspektus, Jūsu norādījumus (piem., piekrišanas gadījumā), kā arī mūsu leģitīmās intereses. Ja Jūsu personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, mēs tos dzēsīsim vai iznīcināsim.

Zemāk mēs norādām izplatītākos personas datu glabāšanas termiņus:

• personas datus, kas nepieciešami līgumsaistību izpildei - mēs glabāsim līdz līgums tiks izpildīts un kamēr izpildīsies citi glabāšanas termiņi (skat. zemāk);
• personas datus, kas jāuzglabā, lai izpildītu tiesību aktu prasības, mēs glabāsim attiecīgajos normatīvajos aktos noteiktos termiņus, piemēram, likumā „Par grāmatvedību” ir noteikts, ka attaisnojuma dokumenti jāglabā līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei, bet ne mazāks kā 5 gadus;
• datus, lai pierādītu savu saistību izpildi, mēs glabāsim vispārējo prasības noilguma termiņos saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktiem prasījumu noilgumu termiņiem – 10 gadi Civillikumā, 3 gadi Komerclikumā un citiem termiņiem, ņemot vērā arī Civilprocesa likumā noteiktos termiņus prasību celšanai.

9. Kādas ir Jūsu kā datu subjekta tiesības attiecībā uz Jūsu personas datu apstrādi?

Personas datu atjaunošana

Ja ir notikušas izmaiņas personas datos, kurus Jūs esat mums snieguši, piemēram, izmaiņas personas kodā, saziņas adresē, telefona numura vai e-pasta maiņa, lūdzam Jūs sazināties ar mums un iesniegt mums aktuālos datus, lai mēs varētu sasniegt attiecīgos personas datu apstrādes nolūkus.

Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un labot tos

Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumiem Jums ir tiesības pieprasīt mums piekļuvi saviem personas datiem, kas ir mūsu rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret Jūsu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Mēs cienām šīs Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc, Jūsu pieprasījuma saņemšanas gadījumā, mēs uz to atbildēsim normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ja nav kāds īpašs pieprasījums, kas prasa ilgāku laiku, lai sagatavotu atbildi), un, ja būs iespējams, tad attiecīgi labosim vai izdzēsīsim Jūsu personas datus.

Jūs varat iegūt informāciju par pie mums esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no sekojošiem veidiem:

1. iesniedzot attiecīgu iesniegumu klātienē un identificējot sevi mūsu birojā pēc adreses: SIA “Silver Fox”, reģistrācijas numurs: 4003675638, juridiskā adrese: Vesetas iela 7, Rīga, katru darba dienu no plkst.09.00-17.00
2. iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to mums pa pastu uz sekojošu adresi: SIA “Silver Fox”, juridiskā adrese: Vesetas iela 7, Rīga, LV-1013.
3. iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to mums pa pastu uz sekojošu adresi: SIA “Silver Fox”, juridiskā adrese: Vesetas iela 7, Rīga, LV-1013. dati@silverfox.lv или property@silverfox.lv, ieteicams parakstīt to ar drošu elektronisko parakstu.

Saņemot Jūsu iesniegumu, mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju, un atkarībā no attiecīgas situācijas paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai.

Piekrišanas atsaukšana

Ja Jūsu personas datu apstrāde pamatojas uz Jūsu doto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un mēs turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādājam uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādāsim. Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, mūsu leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei.

Jūs varat arī iebilst Jūsu personas datu apstrādei, ja personas datu apstrāde ir balstīta uz leģitīmām interesēm.

10. Kur Jūs varat iesniegt sūdzību saistībā ar personas datu apstrādi saistītiem jautājumiem?

Ja Jums ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar mūsu veikto Jūsu personas datu apstrādi, mēs aicinām vispirms vērsties pie mums.

Ja Jūs tomēr uzskatāt, ka mēs neesam spējuši savstarpēji atrisināt radušos problēmjautājumu un Jūs uzskatāt, ka mēs tomēr pārkāpjam Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai.

11. Kādēļ Jums ir jāsniedz mums savi personas dati?

Galvenokārt, mēs Jūsu informāciju ievācam, lai izpildītu uzņemtās līguma saistības, izpildītu mums saistošos juridiskos pienākumus un lai īstenotu savas leģitīmās intereses. Šajos gadījumos mums noteiktas informācijas iegūšana ir nepieciešama attiecīgu nolūku sasniegšanai, līdz ar to šādas informācijas nesniegšana var apdraudēt darījuma attiecību uzsākšanu vai līguma izpildi. Ja dati nebūs nepieciešami obligāti, bet to iesniegšana varētu palīdzēt uzlabot pakalpojumu, vai piedāvāt Jums izdevīgus līguma nosacījumus un/vai piedāvājumus, pie datu ievākšanas mēs norādīsim, ka datu sniegšana ir brīvprātīga.

Lūgums šo sadaļu skatīt kontekstā ar šī paziņojuma 4.sadaļu.

12. Kā mēs iegūstam Jūsu personas datus?

Jūsu personas datus mēs varam iegūt kādā no sekojošiem veidiem:

1. no Jums savstarpēja līguma slēgšanas procesā;
2. ja līgums tiek slēgts ar trešo personu un tā ir norādījusi Jūs kā kontaktpersonu/pārstāvi/darbinieku;
3. no Jums, ja Jūs iesniegsiet mums kādus iesniegumus, e-pastus, zvanīsiet mums;
4. tīmekļa vietnē www.silverfox.lv, izmantojot sīkdatnes (cookies);
5. atsevišķos gadījumos no trešo personu datu bāzēm, piemēram, vērtējot Jūsu kredītspēju, varam iegūt datus no trešām personām šī nolūka sasniegšanai attiecīgos gadījumos, no videonovērošanas ierakstiem;
6. atsevišķos gadījumos no trešajām personām/sadarbības partneriem, ja mums tas ir nepieciešams līguma saistību/juridiskā pienākuma izpildei.

13. Vai Jūsu personas dati tiek izmantoti automatizētu lēmumu pieņemšanā?

Mēs Jūsu datus neizmantojam automatizēto lēmumu pieņemšanā.